Будут ли "облачные" СЭД "летать" над Россией?

Продолжающееся последние годы распространение веб-сервисов в корпоративном секторе пока не слишком заметно влияет на развитие управления контентом. Массовыми миграции ECM-систем в "облака" еще не стали, но игроки отечественного рынка уже готовы говорить о преимуществах такого шага.

Внедрение ECM/EDMS-системы преследует цель сократить расходы на управление контентом в рамках компании за счет организации централизованного хранилища значимых документов, а также используемых в работе сотрудников "записей". Размещать подобные репозитории и соответствующее программное обеспечение можно как внутри самой организации, так и в сторонних дата-центрах, арендуемых у провайдера. С целью обеспечения экономии на поддержке данной инфраструктуры компания может воспользоваться SaaS-способом получения приложений, либо организовать собственное корпоративное "частное облако". Тем не менее, подобные решения в сфере документооборота пока представляются весьма "экзотическими" не только для отечественного, но и для мирового рынка.

СЭД вяло переходят на SaaS

По данным AIIM на сегодняшний день только 14% компаний используют аутсорсинг электронных документов ("бумага" отдается на аутсорсинг у 39% организаций) и еще 9% планируют в течение ближайших 18 месяцев обратиться к подобным услугам. Если проанализировать ECM-функции, связанные только с документооборотом, которые передаются на сторону SaaS-провайдеров, то можно увидеть, что на долю управления документацией сейчас приходится только 6% - показатель может вырасти в два раза через полтора года. Управление электронной почтой в "облаке" применяют только 4% компаний (прогноз – 10% через 18 месяцев).

ECM-функции, передаваемые SaaS-провайдерам

Источник: AIIM, 2010

Аналитики Gartner полагают, что "облачные" инфраструктуры позволяют существенно снизить расходы на использовании ECM-систем - на "совместных сервисах" компании могут сэкономить до 20% своих расходов на поддержку ECM. "Компании длительное время страдали от необходимости работы с многочисленными ECM-продуктами, которые, в свою очередь, приводят к возникновению разрозненных информационных систем, а также вынуждают бизнес приобретать отдельные лицензии на программное обеспечение, оплачивать отдельную их техническую поддержку со стороны слишком большого числа ECM-вендоров", - считает Марк Гильберт, вице-президент по исследованиям Gartner. Он отмечает, что в условиях нестабильной экономики многие ИТ-компании сокращают свои расходы на ECM. При этом традиционный подход, предполагающий консолидацию подобных систем, достаточно сложен и затратен, и как раз "совместные сервисы", подход "ECM-как-сервис" выглядят более привлекательно. Тем не менее, перед переходом на "облака" компании должны учитывать те потребности, которые не смогут быть удовлетворены подобными решениями.

"Облачные" СЭД не делают погоду

Несмотря на констатируемый многими аналитиками "бум" на "облачные вычисления", применение подобных технологий в ECM-отрасли находится сегодня на самой начальной стадии. По оценкам AIIM, "облака" (речь идет о "частных", внутрикорпоративных "облаках") развернули только 3% компаний, и еще 2% планируют такие проекты в течение ближайших 18 месяцев. Причины подобного низкого уровня распространения технологии - в нежелании бизнес-пользователей доверять сторонним компаниям свой контент, даже если в роли SaaS-провайдеров выступают крупные игроки – такие, как Google, Microsoft или Amazon. Тем не менее, 28% организаций все же начали бы использовать сторонний "облачный" сервис, если бы он поставлялся в их стране.

Уровень распространения "облаков" для хранения документов в организациях

Источник: AIIM, 2010

Многие крупные организации начали создавать корпоративные "облака", централизируя и виртуализируя серверную инфраструктуру. Рассматривают возможность размещения в них корпоративного контента 51% компаний. В госсекторе за рубежом ситуация идентична. В России "облачные" СЭД находятся еще в более сложной ситуации. С одной стороны, эксперты отмечают, что у заказчиков есть спрос на подобные решения (к ним относятся крупные компании с распределенной структурой, и "облачные" СЭД здесь обеспечивают быстрые сроки развертывания при более низких капитальных затратах), а, с другой стороны, сам спрос пока не подкреплен реальными деньгами и носит ознакомительный характер.

Александр Аксельрод, директор департамента Documentum «Корус Консалтинг», считает, что SaaS нужен заказчикам, в первую очередь, в силу возможности существенно сэкономить на внедрении системы, однако готовых решений до сих пор нет. Специалист объясняет это отчасти незрелостью рынка (заказчики пока не готовы отдавать критичный для бизнеса контент на хранение стороннему провайдеру), отчасти необходимостью вкладывать инвестиции в разработку SaaS-решений. "SaaS-СЭД для заказчика выгоднее, прежде всего, за счет возможности растянуть во времени платежи за использование системы и оборудования. Помимо этого, в варианте SaaS заказчик не будет платить за обновления и изменения в системе, производящиеся на стороне провайдера услуги. Точную экономию просчитать пока сложно", - констатирует господин Аксельрод. О том же говорит и Владимир Баласанян, генеральный директор ЭОС, называя, тем не менее, показатели экономии на уровне десятков процентов. "Уровень экономии должен считаться отдельно для каждого конкретного случая – какой-то общей и при этом честной цифры пока дать нельзя", - считает Дмитрий Романов, директор по развитию технологий информационного менеджмента компании "АйТи". По его мнению, спрос на облачные СЭД в России еще невелик и они сохраняют статус интересного и, возможно,  перспективного направления развития рынка.

В действительности подсчитать реальный экономический эффект от внедрения "облачных" СЭД весьма затруднительно. Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision, предлагает оценивать экономию на переходе к "облака" на основании двух независимых источников. В качестве первого выступает экономия на инфраструктуре - при использовании в "частном" облаке у СЭД нет никаких отличий от остальных бизнес-приложений (ERP, CRM и т. д.), а в качестве второго – экономия на арендных схемах в решениях SaaS. Эксперт полагает, что это не столько экономия на затратах, сколько расширение сегмента пользователей СЭД в сторону малого бизнеса и даже индивидуальных потребителей, а также использования специализированных SaaS решений СЭД в отдельных процессах крупных предприятий. В качестве примера он приводит "облачную" автоматизацию маркетингового или технического делопроизводства, которая имеет место на Западе.

"Если говорить об облачной "СЭД-как-внешняя услуга", то к основным выгодам для бизнеса от такого подхода можно отнести простоту и низкие сроки внедрения, низкие операционные расходы, хороший мониторинг, проактивное администрирование, работоспособность, однако при этом возникают большие сложности с кастомизацией, развитием системы, интеграцией со смежными информационными системами, - рассуждает Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании "ИнтерТраст" по развитию бизнеса. Также имеет место проблема боязни заказчиков потерять контроль не только над СЭД, но и над основным бизнесом. Если же говорить о внутрикорпоративном облаке, экономия возможна при очень больших масштабах СЭД. Но ее трудно оценить, поскольку пока нет конкретных примеров и эксплуатационных данных о корпоративных облачных СЭД в России".

По мнению Сергея Якимчука, руководителя центра компетенции MS SharePoint компании Terralink, «облако» как средство для унификации и снижения затрат на ИТ-хозяйство хорошо окупается, но в основном за счет урезания ИТ-бюджетов региональных подразделений. Если говорить про развитие именно «ECM as a service», то минимальная заинтересованность в предлагаемых услугах пока определяется высокой ценой за эти услуги – любой аутсорсинг выгоден только при развитом рынке с большим числом предложений: "Сейчас предложения от поставщиков российских СЭД в SaaS-сегменте находятся на столь низком качественном уровне, что предлагать бизнесу этот сервис за деньги, на мой взгляд, не реально, а инвестиции с многолетним циклом возврата не очень-то распространены в России".

Опрошенные CNews эксперты считают актуальным появление продуктов "СЭД/ECM-как-сервис" в случае, если компании смогут учитывать при переходе свои бизнес-процессы, формализуя их должны образом. Если речь идет о взаимодействии разнородных СЭД (СЭД разных производителей), то обращение к внешнему универсальному сервису поможет их интеграции.   Экономия, которая будет достигаться таким способом, будет заметна, поскольку надо учитывать и стоимость миграции при консолидации независимых ECM в одну систему, которая является весьма высокой.