Обзор "ИТ в органах госвласти России" подготовлен

Генеральная линяя: от сайтов к порталам

Первые информационные порталы появились в организациях, основой бизнеса которых являлась информация, задолго до того, как этот термин приобрел известность. Развитие интернет-технологий позволило превратить web-представительства организаций в мощные интерактивные инструменты взаимодействия сотрудников и пользователей, обеспечить проведение многих технологических операций в удаленном режиме. Теперь этот инструмент активно внедряют и органы государственной власти России.

5 причин перехода от сайта к порталу

В 2003 году принято постановление правительства Российской Федерации № 98 "Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти", в соответствии с которым федеральные органы исполнительной власти обязаны обеспечить размещение информации о своей деятельности в сети интернет. Для реализации поставленных целей органы государственной власти приступили к созданию собственных интернет-сайтов.

В то же время, одним из ключевых моментов концепции формирования «электронного правительства» является возможность оказания услуг гражданам органами госвласти РФ на основе информационных и коммуникационных технологий (ИКТ), что предполагает развитие не только информационной, но интерактивной составляющей web-представительств органов государственной власти.

Существующие на данный момент у 93% госорганов сайты позволяют предоставить необходимые для формирования правильного представления о деятельности организации материалы  всем желающим; отвечать на вопросы, возникающие у пользователей, и формировать базу часто задаваемых вопросов; оперативно взаимодействовать со СМИ. Вместе с тем, они имеют ограниченные возможности оперативного обновления размещаемой на них информации из-за того, что их наполнение происходит вручную. Масштабные многостраничные сайты на первый взгляд производят хорошее впечатление, но наполняются «вручную» и требуют глобальной технологической перестройки, которая должна обеспечить автоматическую публикацию информации и переход на оказание сервисов через сайт.

Решить данную проблему позволяют порталы — своеобразные «ворота во внутреннюю информационную среду организации». Для внешнего пользователя они выглядят как сайты, но при этом позволяют автоматически публиковать информацию, а также выполнять смежные задачи — организовывать мероприятия, совместную работу, ведение графиков и календарей и т.п. Порталы ориентированы на предоставление интерактивных сервисов, удобство работы с большим числом приложений и информационных систем организации. Это удобное современное средство коллективной работы.

Можно утверждать, что переход на портальные технологии — одно из генеральных направлений развития использования ИТ в органах государственной власти всех уровней. В тоже время госструктурами в наибольшей степени востребован определенный набор решений. " Конечно, первая и самая главная потребность — это соблюдение требований законодательства, т.е. обеспечение открытости деятельности органов законодательной власти. Собственно, это и накладывает определенную специфику на функциональность решения — должен быть реализован простой в эксплуатации механизм для подготовки и публикации информационных материалов, внедрены интерактивные сервисы для организации on-line дискуссий, — отмечает Александр Хлуденёв, руководитель направления портальных решений компании КРОК. — Или другое требование — представление информации на портале не только по структурно-функциональному принципу, т.е. в соответствии со структурой органов власти, но также и в виде, комфортном для работы пользователей, обращающихся с конкретным вопросом или проблемой (т.е. проблемно-ориентированное представление информации)".

«Органы государственной власти со штатом в несколько сотен и даже тысяч человек всех уровней вынуждены работать с огромными массивами информации и сложными информационными потоками. В условиях повышения уровня автоматизации, во многих организациях наблюдается ситуация, когда существует большое количество источников данных, программных приложений и информационных ресурсов, но при этом невозможно оперативно получить консолидированные сведения по тому или иному вопросу. На поиски каждого нужного документа тратится время и человеческий ресурс, на подготовку необходимого отчета порой требуется несколько дней. В настоящее время на передовые позиции выходят принципы интеграции информации и ускоренного обмена ею как между управлениями и подразделениями внутри организации, так и между организациями, ведомствами и учреждениями. Развитие интернет- и интранет-технологий дало уникальную возможность создать решение проблем и сложностей, естественным образом возникающих в следствие больших информационных объемов», — комментирует ситуацию директор проектов департамента корпоративных решений компании «РБК СОФТ» Александр Мираков.

В этой связи все большее число государственных учреждений переходят от сайтов к порталам.

При более детальном анализе можно выделить 5 основных причин перехода от сайтов к порталам.

1. Основная причина перехода — наличие интеграционной составляющей портала. Если сайт несет в основном информационную нагрузку, делая акцент на содержание размещаемой на нем информации, то порталы становятся неотъемлемой частью комплексной информационной системы (КИС) организации. Интеграция портала с системами электронного документооборота, управленческого анализа и аналитическим ПО — это дополнительные возможности, соответствующие КИС, где портал играет роль своеобразного фронтального экрана, на котором пользователь может видеть всю требуемую ему информацию.

Интеграция всех приложений на «едином экране» портала



Источник: презентация Oracle

Важной составляющей такого решения являются серверы интеграции приложений или наборы средств для их интеграции. Кроме того, для автоматизации обновления содержания портала, он должен входить составной частью в достаточно развитую ERP-систему (или внутреннюю ИС с такими функциями). Средства OLAP-анализа, Data Mining и им подобные выходят за рамки портала, но он предоставляет возможность пользователям получать к ним оперативный доступ, в том числе и защищенный.

2. Второй немаловажной причиной является то, что для пользователя портал — это единое средство доступа к корпоративным приложениям, информации и процессам. Это своего рода виртуальный рабочий стол, «единое окно», настроенное в соответствии с требованиями каждого пользователя и доступное из любой точки благодаря web-технологиям.

Пример объединения приложений на «едином рабочем столе»



Источник: презентация РБК СОФТ

Благодаря интеграции приложений, пользователь работает уже не в каком-то одном из них, а в единой среде, ориентированной на решение конкретной задачи. При этом обеспечивается требуемый уровень безопасности и ограничения прав доступа к тому или иному блоку информации за счет определения ролей и настройки соответствующих прав как пользователей, так и групп.

3. Портал позволяет добиться структурирования данных и оптимизации бизнес-процессов организации. Используя готовые модули как конструктор, на портале можно создать множество разделов для каждого подразделения или пользователя (персональную страницу). Имеется библиотека шаблонов, позволяющих быстро создавать типовой раздел портала, при этом управлять структурой разделов достаточно легко, для этого не требуются специальные технические навыки. Благодаря службам индексирования, категоризации и организации ссылок создается общее хранилище документов, в котором могут содержаться объекты различных типов: договора, приказы, инструкции и положения и т.д. (текстовые документы), финансовая отчетность подразделений и данные по состоянию проектов (электронные таблицы и выборки из баз данных), отчеты для руководства и доклады (различного вида презентационные материалы), стандартные шаблоны и формы.
4. Еще одна причина — портал предоставляет возможность обеспечить высокий уровень интерактивных сервисов для пользователей. Поскольку услуги госструктур у большинства граждан вызывают не самые приятные ассоциации, необходимо приложить значительные усилия для восстановления доверия к услугам государства, оказываемым через интернет. Порталы позволяют обеспечить высокий уровень доступности платформы при помощи технологий поддержки и интеграции управления различными каналами контактов — web, телефоном, факсом, интерактивным голосовым ответом, электронной почтой; механизмов немедленного ответа, которые на базе анализа персональной информации пользователя обеспечат связь с нужным представителем госструктур для получения более детальной информации по запросу; средства совместной работы с информацией в режиме реального времени (например, создание таблиц для иллюстрации определенной проблемы, подсказки при заполнении сложных электронных форм, дискуссионные форумы, презентации и тренинги для групп пользователей и т.д.); технологии управления сообщениями электронной почты, которые помогут ускорить отклик чиновников на запросы пользователей благодаря автоматической маршрутизации поступающих запросов по назначению, их категоризации и приоритезации, выбору возможных шаблонов ответа и, в определенных ситуациях, отправке автоматических ответов.
5. Организациям с территориально распределенной структурой внедрение портала выгодно, поскольку сотрудники из всех подразделений получают единый доступ к документам, могут вести общие базы данных и поддерживать информационный обмен, отслеживать изменения ключевых параметров. При этом сотрудники организации могут вести совместную работу с материалами, отслеживать внесенные изменения за счет автоматической рассылки уведомлений, контролировать версию обрабатываемого документа. В ходе совместной работы над проектом каждый сотрудник получает возможность использовать наиболее привычный ему интерфейс — как популярную оболочку MS Explorer, так и web-интерфейс.

После внедрения портала

Что организация может получить после внедрения портала? Во-первых, еще до внедрения специализированных решений, связанных с системами электронного документооборота (СЭД), портал позволяет организовать ряд процессов документооборота, в частности согласование документов. Также создается единая и постоянно обновляемая база данных корпоративной информации, сформированная в соответствии с организационной структурой и поддерживающая разделение прав доступа. Внутренние информационные ресурсы оказываются интегрированными по принципу «одного окна», сокращаются потери времени за счет поиска по разрозненным информационным системам. Для всех работающих в организации, начиная от рядового сотрудника и до высших руководителей, создаются удобные сервисы, позволяющие минимизировать «бумажную» работу. Таким образом, внедрение портала заключается в снижении совокупной стоимости владения решением, косвенном снижении издержек.

Внедрение портального решения дает не только преимущества при работе с информацией, но и повышает качество управления и контроля деятельности компании, снижаются расходы на сопровождение пользователей и администрирование. Благодаря возможности организовать на портале внутрикорпоративное обучение сотрудников, простоте и наглядности работы повышается уровень знаний пользователей в области информационных систем.

Возможность предоставления удобных интерактивных сервисов посетителям позволяет организации не только организовать работу с обращениями граждан, но и способствует формированию образа информационно открытой, доступной государственной власти.

По словам директора проектов Департамента корпоративных решений компании «РБК СОФТ» Александра Миракова, «опыт использования портальных решений в холдинге РБК и в таких организациях, как, например, Федеральная таможенная служба РФ и Ситуационно-кризисный центр Росатома, показывает, что внедрение решения такого класса позволяет значительно повысить эффективность работы».

Илья Кошелев, Наталья Рудычева / CNews