Ведомства распробовали СЭД

Едва ли можно найти хоть одно федеральное ведомство или региональную администрацию, где бы вообще не использовалась СЭД. Пожалуй, только на уровне муниципалитетов еще есть белые пятна на карте покрытия СЭД органов госвласти, но это не выглядит как системная проблема. Вопрос внедрения СЭД никто не собирается снимать с повестки дня. В чем, собственно, он заключается сейчас? Есть несколько факторов, которые не позволяют ведомствам остановиться на достигнутом.

Пожалуй, главным фактором, обеспечивающим динамику на рынке СЭД, является тенденция к увеличению покрытия системой большего числа рабочих мест в организациях, в т.ч. и в органах госвласти. Связано это с тем, что на первом этапе автоматизации документооборота пользователями СЭД были только сотрудники канцелярий и делопроизводители в подразделениях.

Нынешние СЭД предлагают гораздо более широкий функционал, что позволяет использовать их для автоматизации очень разных бизнес-процессов, от традиционного делопроизводства до различных специфических задач, таких как управление договорами, доверенностями, внутренними заявками, финансовыми документами и т. д. Для того, чтобы бизнес-процесс исполнялся в автоматизированном режиме, необходимо подключить к системе всех его участников. И здесь уже не обойтись делопроизводителями и руководством.

Поэтому разработчики СЭД сконцентрировали усилия на создании различных бизнес-решений, чтобы обеспечить себе более глубокое проникновение в организации. Одной из первых объявила о такой политике компания "Директум", которая представила линейку своих бизнес-решений в 2010 г. Таким образом, можно сказать, что рост клиентской базы происходит сейчас не вширь, а вглубь.

Возможно, слово "бизнес" в контексте автоматизации органов власти звучит не очень хорошо, но это верно передает суть явления — СЭД уже нельзя считать только средством автоматизации делопроизводства. Это инструмент для автоматизации любых задач, связанных с обработкой документов и заданий.

Моральный износ СЭД первой волны

Во многих организациях СЭД были внедрены еще в начале нулевых годов, и по понятным причинам подлежат замене, даже если нет никаких претензий к их функциональности. Особенно это касается заказных разработок, поскольку с течением времени проблемы с их поддержкой нарастают, подробной документации на них, как правило, нет, и авторы давно поменяли место работы, так что и спросить некого. Например, такая ситуация сохранялась в МИДе.

Но даже в том случае, когда старая система до сих пор поддерживается штатными разработчиками, она, как правило, не отвечает современным требованиям. "АСОЗД– это ключевая система, которая работает с 90-х годов. В штате Государственной Думы до сих пор есть сотрудники, которые развивают и поддерживают ее. Конечно, технологически она уже устарела, но успешно работает и даже доступна через интернет, - рассказывает Максут Шадаев, советник председателя Госдумы. - Однако работать с системой не очень удобно. Например, в ней отсутствует тематическая классификация законопроектов, нет подписки на информацию об изменении их статуса".

Даже в случаях, когда в органах власти установлены тиражные СЭД, они не всегда обновляются регулярно. Причиной этому служит традиционный консерватизм. Однако в мире программного обеспечения принцип "от добра добра не ищут" едва ли справедлив. Новые аппаратные платформы и операционные системы предлагают пользователям большее удобство и повышенную производительность. Windows XP уходит в прошлое, на смену ей уже идет Windows 8 ("семерку" многие корпоративные пользователи пропустили). В этих условиях нет никакого смысла держаться за старые приложения, это было бы похоже на попытку продолжать использовать программы для MS DOS, когда у всех уже была Windows 3.1.

В общем, идет вполне логичный процесс модернизации СЭД в рамках совершенствования всей ИТ-инфраструктуры.

Фактор 210-ФЗ

1 июля 2012 г. вступил в силу Федеральный закон "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" №210-ФЗ. Его исполнение подразумевает активное взаимодействие органов власти между собой, чтобы избавить граждан от обязанностей по предоставлению документов, которые уже есть у государства. Для того, чтобы технически обеспечить исполнение этого закона, была разработана СМЭВ (Система межведомственного электронного взаимодействия), посредством которой ведомства и должны общаться друг с другом.

С точки зрения системного аналитика речь идет об автоматизации сквозных бизнес-процессов, которые затрагивают несколько ведомств. И поэтому возникает задача интеграции внутренних ведомственных СЭД со СМЭВ. К сожалению, просто написанием некоторого шлюза обмена данными здесь не обойтись, нужно еще дорабатывать системы на уровне модели данных и бизнес-логики, чтобы внутриведомственная СЭД действительно смогла работать как сегмент более общего межведомственного бизнес-процесса.

Следует отметить, что все ведущие отечественные игроки рынка СЭД, включая ЭОС, DocsVision, "Директум", "ИнтерТраст" и "БОСС-Референт" (ныне "Логика ECM.СЭД") заявляют о поддержке работы со СМЭВ, это стало необходимым условием работы в госсекторе.

Хотя на текущий момент эффективность СМЭВ оценивается критически, по данным, опубликованным правительством, в большинстве регионов она практически не используется, почти 90% запросов генерируют всего 8 субъектов федерации из 83, все же следует признать, что проект в целом оказался гораздо более сложным, чем это виделось в начале. СМЭВ может использоваться с большей отдачей не когда чиновники отрапортуют о "подключении", а когда реально заработают сквозные бизнес-процессы.

Для этого обязательно должно пройти обновление внутриведомственных СЭД — с учетом высказанных соображений о модернизации модели данных и бизнес-процессов, а это требует времени, особенно в рамках 94-ФЗ — ведь надо провести конкурс, и далеко не факт, что деньги на модернизацию СЭД были предусмотрены.

Бумага теряет приоритет

Постановление правительства №890 от 6 сентября 2012 г. вносит изменения во многие нормативные акты и уравнивает в правах электронные документы с бумажными.

 Общеизвестные проблемы, такие как коррупция, недостаточность финансирования, низкая компьютерная грамотность пользователей, корпоративный консерватизм мы рассматривать не будем. Это касается не только СЭД, но любых систем. Уделим внимание только специфическим для СЭД негативным факторам.

Основным препятствием на пути к электронному документообороту, пожалуй, можно считать неразвитость инфраструктуры использования электронной подписи, без чего невозможен юридически значимый документооборот. В противном случае СЭД выполняет роль некой справочной, дублирующей системы, уступая приоритет бумаге.

В сфере госуслуг правительством поставлена задача довести долю организаций, использующих средства электронной цифровой подписи, с 66,8 % в 2010 г. до 90% в 2015 г. Это должно стимулировать использование данных возможностей сначала в сфере госуслуг, а позже и в бизнесе.

Другая проблема состоит в том, что из поля действия СЭД фактически исключены конфиденциальные и секретные документы. Сертификация или аттестация систем во ФСТЭК или ФСБ сопряжена с довольно большими издержками для разработчиков и со сложными  процедурами. Поэтому на рынке почти нет систем, позволяющих законно работать с документами ограниченного доступа.

С другой стороны, деятельность органов власти по необходимости связана с обработкой документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Причем, учитывая  нашу любовь к секретам, гриф получают довольно много документов.  В результате мы имеем разрыв в бизнес-процессе — документ с грифом не может попасть в обычную СЭД, для них нужен отдельный контур.

Конечно, есть технические решения, способные поддержать такой режим работы, но удобным для пользователя их сделать все равно не получается. А когда система не может поддержать процесс полностью, полезность ее снижается.