Обзор подготовлен	При поддержке

Пример решения: Создание информационной системы управления бизнесом компании «Ленрианта» на базе IBS Retail

Компания IBS создала информационную систему управления розничным бизнесом на платформе IBS Retail для компании «Ленрианта». В результате проекта создано единое информационное пространство компании — все операции от кассового терминала в магазинах до центрального офиса реализуются в рамках одной системы. Автоматизация выполнена с учетом специфики беспошлинной розничной торговли.

О заказчике

«Ленрианта» — совместное предприятие, организованное в 1989 году авиапредприятием «Пулково» и ирландской компанией «AerRianta International» для обслуживания пассажиров международных рейсов в магазинах беспошлинной торговли.

В настоящее время «Ленрианта» — успешная развивающаяся компания, насчитывающая в своих рядах более двухсот человек. Основным видом деятельности компании является беспошлинная и пошлинная торговля на территории терминалов «Пулково 1» и «Пулково 2». Компания владеет десятью розничными точками (в том числе пятью магазинами беспошлинной торговли), а также двумя складами.

Ассортимент товаров включает в себя бижутерию, хрустальные сувениры, солнцезащитные очки, CD, DVD, аудио-видео кассеты, алкогольную и парфюмерную продукцию. В настоящий момент количество учитываемой номенклатуры насчитывает более 11 000 активных наименований.

Задача проекта

Для эффективного ведения бизнеса в условиях роста бизнеса у компании «Ленрианта» возникла необходимость в современной, надежной системе управленческого учета. Система должна была организовать работу всех розничных подразделений компаний в едином информационном пространстве, упростить ввод и обработку информации, обеспечить оперативное предоставление необходимой отчетности.

При внедрении системы требовалось автоматизировать бизнес-процессы компании, связанные с основной деятельностью: закупки и внутреннюю логистику, предпродажную подготовку товара, розничные продажи. Основными требованиями Заказчика были поддержка специфики учета в зоне беспошлинной торговли и возможность тиражирования разработанного решения, чтобы иметь возможность в минимальные сроки внедрять систему в новых розничных подразделениях.

Решение

Партнером по реализации проекта была выбрана компания IBS, обладающая уникальной экспертизой в области автоматизации компаний розничной торговли. В качестве платформы для автоматизации учета было выбрано решение IBS Retail, созданное на базе ERP-системы Microsoft Dynamics NAV.

IBS Retail относится к новому классу интегрированных тиражируемых отраслевых решений для розничной торговли. Решение предназначено для управления компаниями, специализирующимися на оптово-розничной сетевой торговле и позволяет автоматизировать полный цикл торгового, логистического, управленческого и финансового учета. В решении используются розничные модули LS Retail от ведущего европейского поставщика программных продуктов для розничной торговли Landsteinar Strengur и собственные разработки IBS, базирующиеся на обширной отраслевой экспертизе специалистов компании.

Консультанты IBS выполнили в соответствии с требованиями Заказчика ряд модификаций, дополняющих возможности решения IBS Retail, с целью сокращения трудозатрат сотрудников на ввод и обработку информации, а также для поддержки особенностей бизнеса магазинов Duty Free.

В частности, была обеспечена загрузка из таблиц MS Excel справочника товаров, справочника товарных групп, таможенной информации, заказов покупки и розничных цен. Это позволило значительно сократить время на ввод и обработку данных. В решении реализован механизм, упрощающий управление товарным ассортиментом благодаря возможности гибкой настройки товарных групп и удобному ведению справочников товаров в виде древовидной структуры.

Был создан механизм автоматической выгрузки отчетов из Microsoft Dynamics NAV в Microsoft Excel, а также обеспечено формирование регламентной отчетности для таможенных органов. Кроме того, была выполнена интеграция решения с системами ShopMaster (кассовое ПО), SkyShop (для фиксирования продаж на борту) и автоматизированной системой подготовки таможенных деклараций.

С целью регламентирования взаимоотношений между подразделениями компании был разработан функционал Статусов Документов. Функционал позволяет гибко настраивать состояние документов покупки, перемещения, ценообразования, инвентаризации на разных этапах бизнес-процесса. При помощи статусов можно регламентировать уровень доступа пользователей разных подразделений на конкретной стадии обработки документа.

В рамках проекта был разработан функционал партионного учета товара, позволяющий быстро и оперативно получать остатки с каждой поставки товара.

За счет использования готового вертикального решения для розничной торговли IBS Retail, внедрение основного функционала и запуск в опытную эксплуатацию заняло всего 5 месяцев.

Характеристики решения:

• В рамках проекта внедрено решение для розничной торговли IBS Retail, адаптированное под особенности беспошлинной торговли
• Автоматизирован учет специфики розничной беспошлинной торговли
• Загрузка справочника Товара, Товарных Групп и Заказов Покупки из таблиц MS Excel^®, формируемых поставщиками
• Интеграция с оборудованием штрих-кодирования — сканерами, принтерами печати этикеток со штрих-кодом, терминалами сбора данных
• Интеграция с кассовым программным обеспечением — ShopMaster
• Интеграция с автоматизированной системой подготовки таможенных деклараций
• Интеграция с системой SkyShop, предназначенной для фиксирования продаж на борту
• Загрузка из *.dbf формата и поддержка в актуальном состоянии справочника ТНВЭД
• Обеспечен электронный обмен данными с основным поставщиком — товары, заказы, накладные и др
• Реализован функционал учета сертификатов на товар
• Реализован функционал партионного учета товара
• Автоматическое формирование и печать отчетов Microsoft Dynamics NAV в MS Excel

Результаты

В результате проекта в компании «Ленрианта» внедрено решение IBS Retail с учетом особенностей беспошлинной торговли. Решение поддерживает бизнес-процессы, связанные с основной деятельностью компании, в том числе управление закупками и расчетами с поставщиками, управление запасами, управление складом, розничную торговлю, таможенное обеспечение.

Функциональность решения позволила не только вести учет розничных продаж с учетом национальной специфики, но и эффективно управлять продажами, используя встроенные средства системы IBS Retail, такие как инфокоды, системы скидок, централизованная настройка POS-терминалов, настройка прав пользователей.

Автоматизация специфических бизнес-процессов Заказчика, связанных с таможенным оформлением, реализована в интеграции с одной из автоматизированных систем подготовки таможенных деклараций, в которую выгружаются справочная информация и документы для проведения процедуры таможенной декларации. Сотрудники таможенного подразделения получили возможность оперативно просматривать данные об остатках товара в рамках ГТД, создавать всю необходимую таможенную отчетность.

При текущей конфигурации системы в системе производится около 100 000 товарных транзакций в месяц, количество учитываемой товарной номенклатуры насчитывает более 11000 наименований.

Разработанная в рамках проекта технология позволяет быстро и с минимальными затратами тиражировать систему на новые магазины: внедрение системы при открытии нового магазина занимает от 4 до 6 часов.